¿Sabes con certeza si tu empresa cumple hoy mismo con la obligación legal de registrar la jornada laboral? Muchas pymes creen que llevar un Excel o una hoja de papel firmada es suficiente. No lo es, y en 2026 ese error puede salir caro.
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció la obligación de registrar la hora de entrada y salida de todos los trabajadores, sin excepción de tamaño ni sector. Más de seis años después, la Inspección de Trabajo ha intensificado los controles y el nuevo marco digital que se perfila para 2026 eleva la exigencia a un nivel superior.
En este artículo encontrarás una guía completa y actualizada: qué dice la ley, a quién aplica, qué cambia con la digitalización obligatoria, cuáles son las sanciones y cómo adaptarte sin complicaciones.
¿Qué obliga exactamente la ley de registro horario?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa está obligada a garantizar el registro diario de la jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona empleada. No basta con registrar las horas totales trabajadas al mes: la ley exige el horario concreto de cada día.
El registro debe:
- Recoger la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador cada día laborable.
- Conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
- Ser accesible de forma inmediata ante cualquier requerimiento de la Inspección.
- Respetar lo pactado en convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, la decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
La norma se aplica a todas las empresas, independientemente del número de empleados, sector de actividad o tipo de contrato (tiempo completo, tiempo parcial, teletrabajo, etc.).
¿Qué cambia con el registro horario digital obligatorio en 2026?
La normativa vigente desde 2019 no exigía un formato concreto: un papel firmado o una hoja de cálculo podían ser válidos si cumplían los requisitos de veracidad y conservación. Eso está a punto de cambiar.
El Ministerio de Trabajo ha impulsado un nuevo Real Decreto que establecerá la obligatoriedad del formato exclusivamente digital. Aunque el proceso normativo ha encontrado obstáculos —el Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen desfavorable por deficiencias técnicas en el texto— la dirección está clara: el registro en papel o Excel sin trazabilidad certificada quedará prohibido.
Los requisitos técnicos que deberán cumplir los sistemas digitales son:
- Inmutabilidad de los datos: los registros no pueden modificarse sin dejar rastro. El sistema debe conservar un log de auditoría completo de cualquier cambio.
- Trazabilidad total: cada fichaje debe quedar asociado al trabajador, con fecha y hora exactas.
- Conservación mínima de 4 años y disponibilidad inmediata para la Inspección, incluso de forma remota.
- Acceso de los trabajadores a sus propios registros en tiempo real.
- Interoperabilidad con la ITSS: el sistema deberá poder generar informes en el formato estándar que establezca la autoridad laboral.
El coste estimado por el propio Consejo de Ministros es de 55,4 euros por trabajador al año, una inversión muy inferior a la de cualquier sanción.
¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con el registro horario?
El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas se aplican por cada trabajador afectado y se articulan en tres niveles:
- Infracción leve: hasta 750 € por trabajador (por ejemplo, pequeños defectos formales en el registro).
- Infracción grave: entre 751 € y 7.500 € por trabajador (ausencia total de registro o sistema inadecuado).
- Infracción muy grave: hasta 10.000 € por trabajador (manipulación o falsificación de datos).
Para una empresa de 20 trabajadores sin registro horario, una inspección desfavorable podría suponer una sanción de entre 15.020 € y 150.000 €. En 2023, las multas relacionadas con la jornada laboral en España superaron los 18 millones de euros, y la tendencia es al alza conforme la Inspección refuerza sus actuaciones.
Además, desde 2026 la Inspección de Trabajo puede solicitar los registros de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa. Si el sistema no puede generar un informe inmediato y enviarlo digitalmente, el riesgo de sanción aumenta considerablemente.
¿A quién afecta la obligación? ¿Hay excepciones?
La obligación afecta a todos los trabajadores por cuenta ajena, sin importar el tipo de contrato ni la modalidad de trabajo. Esto incluye:
- Trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial (para los de tiempo parcial ya existía obligación desde antes de 2019).
- Empleados en teletrabajo o trabajo híbrido: la modalidad remota no exime del registro.
- Personal con horario flexible: el registro es igualmente obligatorio, aunque el inicio y fin de jornada varíen.
- Trabajadores de ETTs: la responsabilidad recae sobre la empresa usuaria.
No están sujetos a esta obligación los trabajadores autónomos sin asalariados ni el personal de alta dirección (personal directivo que tenga reconocida la condición de tal).
¿Cómo debe implantarse el sistema de registro horario?
La ley otorga flexibilidad en cuanto al método concreto, siempre que se garanticen los requisitos legales. El proceso de implantación recomendado es:
- Consulta a la representación legal de los trabajadores: si existe comité de empresa o delegados de personal, deben ser informados antes de implantar el sistema.
- Elección del sistema: software de control horario, aplicación móvil, dispositivo biométrico (con las restricciones del RGPD), o cualquier solución que garantice la trazabilidad e inmutabilidad.
- Comunicación interna: los trabajadores deben saber cómo y cuándo fichar, y tener acceso a sus propios registros.
- Política de conservación y acceso: definir quién puede ver los registros, durante cuánto tiempo se guardan y cómo se responden las solicitudes de la Inspección.
Un error frecuente en las pymes es delegar este proceso en el empleado sin ningún sistema centralizado, o confiar en ficheros Excel que cualquier persona puede modificar sin dejar rastro. Estos métodos ya no serán válidos bajo el nuevo marco digital.
Empresas que ya usan Fichow
Cientos de empresas españolas —desde pequeños comercios hasta empresas de logística, clínicas y equipos de ventas distribuidos— usan Fichow para cumplir con la obligación de registro horario sin complicaciones. Lo que más valoran:
- Sin hardware ni instalaciones: los trabajadores fichan desde WhatsApp, app móvil o navegador en segundos. Ideal para equipos en campo o con teletrabajo.
- Informes listos para la Inspección: genera el informe oficial con un clic, con todos los datos exigidos por la ITSS y trazabilidad garantizada.
- Tranquilidad legal: los registros son inmutables y se conservan automáticamente durante los 4 años que exige la ley, sin que el responsable de RRHH tenga que preocuparse por nada.
- Integración con nóminas: exporta los datos directamente a los principales programas de gestión para evitar errores de transcripción y ahorrar tiempo cada mes.
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El registro horario digital no es una tendencia futura: es una obligación legal en proceso de endurecimiento que ya está siendo inspeccionada. Cuanto antes implantes un sistema adecuado, menor es el riesgo y mayor el ahorro en tiempo administrativo.
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