¿Sabes con exactitud cuántas horas extra hace cada persona de tu plantilla? Si no puedes responder con un dato concreto, tu empresa está expuesta. La Encuesta de Población Activa del INE estima que 2,8 millones de horas extraordinarias semanales en España no se pagan ni se compensan, lo que equivale a unos 623 millones de euros anuales que los trabajadores nunca cobran.
El problema no es solo económico: el incumplimiento del registro horario y de las horas extraordinarias es una de las infracciones que más persigue la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) en sus campañas anuales. Y la reforma que entra en vigor en 2026 endurece las multas hasta convertirlas en sanciones por trabajador afectado.
En esta guía repasamos qué dice la ley sobre horas extras en 2026, cuántas se pueden hacer al año, cómo deben registrarse, cómo se cotizan y qué riesgos asume una PYME que no lleva un control riguroso.
¿Qué se considera hora extraordinaria en España?
El artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores define la hora extraordinaria como aquella que se realiza por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria pactada en convenio o contrato. La jornada legal máxima sigue siendo de 40 horas semanales de media en cómputo anual en el sector privado, ya que el proyecto de reducción a 37,5 horas fue rechazado por el Congreso en septiembre de 2025.
Existen tres tipos de horas extraordinarias:
- Voluntarias: realizadas por acuerdo entre empresa y persona trabajadora.
- Estructurales: derivadas de pedidos imprevistos, periodos punta o ausencias imprevistas.
- Por fuerza mayor: obligatorias para prevenir o reparar siniestros y daños extraordinarios.
La distinción no es menor: las de fuerza mayor son de obligado cumplimiento y se cotizan de forma diferente al resto.
¿Cuántas horas extra puede hacer un trabajador al año?
El límite legal es de 80 horas extraordinarias voluntarias al año por persona trabajadora a tiempo completo. Este máximo se reduce proporcionalmente en contratos a tiempo parcial y no computan en él las horas compensadas con descanso ni las realizadas por fuerza mayor.
Además, la jornada diaria no puede superar las 9 horas efectivas (salvo distribución irregular pactada) y entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente debe mediar un descanso mínimo de 12 horas. La empresa que supera estos topes incurre en una infracción grave en materia de jornada.
¿Cómo deben pagarse o compensarse las horas extra?
El Estatuto de los Trabajadores permite dos vías de compensación que deben pactarse por convenio o contrato:
- Retribución económica en una cuantía que nunca puede ser inferior al valor de la hora ordinaria.
- Descanso compensatorio dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
Salvo pacto en contrario, la compensación por defecto es el descanso. Esto significa que, si tu empresa no recoge expresamente el pago en económico en el convenio o en el contrato, podrías estar incumpliendo la norma al abonarlas sin haberlo formalizado.
En cuanto a la cotización a la Seguridad Social, la Orden de Cotización para 2026 mantiene los porcentajes específicos para horas extras: 14% para las derivadas de fuerza mayor y 28,30% para el resto. La empresa asume la mayor parte de esa cuota.
¿Es obligatorio registrar las horas extraordinarias?
Sí. Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora con hora de inicio y fin. Ese registro es la prueba sobre la que la Inspección verifica si se están realizando horas extra y si se están retribuyendo correctamente.
El registro debe cumplir cinco requisitos básicos:
- Reflejar hora exacta de entrada y salida, no solo el cómputo total.
- Estar accesible para la persona trabajadora, sus representantes legales y la ITSS.
- Conservarse durante cuatro años.
- Diferenciar entre jornada ordinaria, horas extra y descansos.
- Ser objetivo, fiable e inalterable: cualquier modificación debe dejar trazabilidad.
La normativa que entra en vigor en 2026 da un paso más: exige que el registro sea digital, interoperable con la ITSS y verificable en tiempo real. Los sistemas en papel y las hojas de cálculo dejan de ser válidos.
¿Qué sanciones se aplican por no registrar correctamente las horas extra?
El incumplimiento del registro de jornada es una infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). En la actualidad, las multas oscilan entre 751 y 7.500 euros por centro de trabajo.
La reforma de 2026 cambia radicalmente la escala: las sanciones pasan a calcularse por cada trabajador afectado, con un rango que puede llegar a 10.000 euros por persona. Para una empresa de 30 personas, una infracción detectada en una inspección puede multiplicarse hasta cifras de seis dígitos.
A esto se suma una sanción específica si las horas extra realizadas no han sido pagadas ni compensadas: la ITSS exige el abono de las cantidades adeudadas con un recargo del 20% más recargo por mora.
¿Cómo evitar errores en el control de horas extra en tu PYME?
Los errores más habituales en pequeñas y medianas empresas son siempre los mismos: registros en papel que se pierden, hojas de cálculo modificadas a posteriori, falta de prueba de la hora real de salida y descansos no registrados. Cualquiera de ellos basta para que una inspección concluya que el sistema no es fiable.
Las recomendaciones prácticas pasan por digitalizar el fichaje, automatizar el cálculo de horas extra a partir del cuadrante y el horario pactado, y generar alertas cuando alguien se acerca al límite de 80 horas anuales. Disponer de informes mensuales facilita además la conciliación con la nómina y la prueba ante una eventual reclamación judicial.
Conviene revisar también el convenio colectivo aplicable: muchos convenios fijan reglas más estrictas que el Estatuto sobre compensación, recargos o periodos de descanso.
¿Qué papel juega el software de control horario?
Un software de registro horario homologado convierte el cumplimiento legal en un proceso automático. Permite a la plantilla fichar desde cualquier dispositivo (móvil, ordenador, WhatsApp o un terminal físico), calcula automáticamente la diferencia entre la jornada pactada y la realizada, marca las horas extra y bloquea modificaciones manuales sin dejar traza.
Lo más importante de cara a la reforma de 2026 es que el sistema sea interoperable con la Inspección de Trabajo y que pueda exportar el registro en el formato que la ITSS está definiendo. Apostar por un proveedor con experiencia en legislación española evita problemas de integración cuando entren en vigor los nuevos requisitos técnicos.
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