¿Sabías que el 74% de las PYMEs españolas todavía no dispone de un software específico de fichaje digital? Mientras la normativa avanza, la mayoría de empresas sigue registrando la jornada laboral de sus empleados con hojas de papel, Excel o aplicaciones que no cumplen los requisitos técnicos exigidos.
Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 hizo obligatorio el registro horario para todas las empresas en España, el debate se ha centrado en cómo registrar esas horas. Y la respuesta que va tomando forma en las mesas de negociación y en los borradores ministeriales es clara: de forma digital, con garantías de integridad y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo.
En este artículo te explicamos qué implica la obligación de fichaje digital, cuáles son los plazos previstos, qué requisitos técnicos debe cumplir tu sistema y cómo prepararte para evitar sanciones.
¿Por qué se exige ahora el fichaje digital?
La obligación de registrar la jornada laboral existe en España desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019. Sin embargo, la normativa no especificó el formato: papel, Excel o cualquier otro soporte eran válidos, siempre que el registro fuera diario y accesible a la representación de los trabajadores y a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
El problema es que ese marco tan abierto generó un escenario de incumplimiento generalizado. Según datos de la ITSS, más de la mitad de las actuaciones inspectoras en materia de tiempo de trabajo detectan irregularidades: registros manipulados, plantillas firmadas en blanco o simplemente inexistencia de control horario.
La respuesta del legislador ha sido impulsar un nuevo decreto que haga del soporte digital el único válido, con requisitos técnicos que impidan la manipulación y faciliten la supervisión remota por parte de los inspectores.
¿Cuál es el estado actual de la normativa en mayo de 2026?
A fecha de mayo de 2026, el decreto de fichaje digital obligatorio no ha sido publicado en el BOE. El Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente en septiembre de 2025, pero en marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al texto del Ministerio de Trabajo, señalando varias deficiencias:
- Impacto económico en PYMEs insuficientemente evaluado.
- Algunas obligaciones deberían tramitarse como ley ordinaria, no como real decreto-ley.
- Falta de adaptación a las particularidades sectoriales.
- Garantías de protección de datos de los trabajadores mejorables.
El Ministerio trabaja en subsanar esas observaciones. La expectativa mayoritaria entre asesores laborales y despachos especializados es que el decreto se apruebe antes de finales de 2026, lo que activaría los plazos escalonados para las empresas.
¿Qué significa esto para tu empresa? Que el momento de prepararse es ahora, no cuando salga el BOE. Las empresas que lleguen a la fecha límite sin un sistema adecuado serán las que afronten las sanciones más elevadas.
¿Qué plazos se prevén según el tamaño de tu empresa?
El borrador ministerial establece plazos escalonados que comienzan a contar desde la publicación del decreto en el BOE. Aunque pueden variar en el texto definitivo, los plazos sobre la mesa son los siguientes:
| Tamaño de empresa | Plazo desde publicación BOE |
|---|---|
| Grandes empresas (+250 empleados) | 6 meses |
| Medianas empresas (50–249 empleados) | 9 meses |
| Pequeñas empresas (<50 empleados) | 12 meses |
Aunque las pequeñas empresas tienen más margen, 12 meses es menos tiempo del que parece cuando hay que evaluar proveedores, implantar el software, formar a los responsables y adaptarlo a los convenios colectivos aplicables.
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el sistema de fichaje digital?
Este es el punto donde muchas empresas se equivocan: tener una app o un Excel en la nube no es suficiente. El borrador de decreto establece requisitos técnicos concretos que el sistema debe cumplir:
Inmutabilidad del registro. Una vez que un trabajador ficha, el dato no puede ser modificado unilateralmente por la empresa. El sistema debe garantizar que los registros son inalterables o que cualquier corrección queda trazada con fecha, hora y autor del cambio.
Trazabilidad y auditoría. El sistema debe generar un log de todas las operaciones: fichas de entrada/salida, modificaciones, validaciones por parte del trabajador o del responsable. Nada puede desaparecer sin dejar rastro.
Acceso remoto para la ITSS. La Inspección de Trabajo debe poder consultar los registros sin necesidad de desplazarse físicamente a la empresa. El sistema debe ofrecer un mecanismo seguro de exportación o consulta remota de datos.
Custodia de al menos 4 años. Los registros horarios deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección en todo momento.
Compatibilidad con teletrabajo y movilidad. El sistema debe poder registrar horas trabajadas fuera de las instalaciones de la empresa, sin que sea posible fichar desde ubicaciones que no correspondan al lugar de trabajo declarado, salvo en los casos de teletrabajo expresamente autorizados.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
Las sanciones previstas en el borrador son significativamente más elevadas que las actuales. El esquema de infracciones es el siguiente:
Infracciones leves (errores menores en el formato del registro, ausencia puntual de datos no esenciales): multas de hasta 750 euros.
Infracciones graves (ausencia de sistema de fichaje, registros incorrectamente cumplimentados de forma sistemática, negativa a mostrarlos a la Inspección): sanciones de hasta 7.500 euros por cada trabajador afectado. En una empresa de 20 personas, eso puede suponer hasta 150.000 euros de multa.
Infracciones muy graves (manipulación o falseamiento deliberado de los registros): hasta 10.000 euros por trabajador, con posibilidad de apertura de expediente sancionador complementario.
La clave está en ese «por trabajador»: no es una sanción fija por empresa, sino que se multiplica por el número de empleados cuyo registro no cumpla los requisitos. Para las PYMEs medianas y grandes, los importes pueden escalar muy rápido.
¿Qué diferencia a un buen sistema de fichaje digital de uno que solo parece serlo?
Con la proliferación de apps y soluciones de control horario en el mercado, conviene saber distinguir. Un sistema válido debe cumplir, como mínimo, estas condiciones:
Almacenamiento seguro en la nube, con copias de seguridad automáticas y cifrado de los datos. No vale un Excel compartido en Drive.
Registro de la ubicación o del dispositivo en el momento del fichaje, especialmente relevante para trabajadores en movilidad o teletrabajadores.
Panel de gestión para responsables de RRHH que permita supervisar en tiempo real, detectar ausencias e incidencias, y generar informes exportables para la Inspección.
Módulo de corrección trazada: si un trabajador olvidó fichar, el responsable puede corregirlo, pero el sistema registra quién hizo la corrección, cuándo y por qué.
Conservación automática por 4 años sin intervención manual de la empresa.
¿Cómo preparar a tu empresa antes de que entre en vigor el decreto?
No esperes a la publicación en el BOE. Estas son las acciones que puedes tomar ahora mismo:
1. Audita tu sistema actual. ¿Cómo estás registrando la jornada ahora? ¿Papel, Excel, app? ¿Cumple los requisitos técnicos que exigirá la norma? Si la respuesta es no, empieza a buscar alternativas.
2. Revisa tu convenio colectivo. Algunos sectores tienen reglas específicas sobre horarios, turnos o descansos que el sistema de fichaje debe poder gestionar correctamente.
3. Evalúa proveedores con criterio. Pide a cada proveedor que te explique cómo garantiza la inmutabilidad del registro, cómo permite el acceso a la ITSS y durante cuánto tiempo conserva los datos.
4. Forma a los responsables. El sistema más robusto falla si los responsables de equipo no saben cómo gestionar incidencias, corregir fichajes o extraer informes. Incluye formación en el plan de implantación.
5. Implanta antes del plazo. Las empresas que ya tengan el sistema funcionando cuando salga el decreto evitarán prisas y errores de implantación. Además, empezarán a acumular datos que podrán presentar a la Inspección desde el primer día.
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