¿Sabes cuánto le puede costar a tu empresa no llevar el registro horario? Muchos responsables de RRHH y gerentes de PYMEs conocen la obligación, pero desconocen el régimen sancionador concreto: los importes, quién puede denunciar y qué comprueba exactamente la Inspección de Trabajo cuando llama a tu puerta.
Este artículo te detalla el marco sancionador vigente en España, los cambios que trae la reforma de 2026 y qué debes tener en orden para no llevarte una sorpresa.
¿Qué dice la ley sobre el registro horario?
Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores —introducido por el Real Decreto-ley 8/2019— obliga a todas las empresas, sin excepción, a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador.
El registro debe recoger la hora de inicio y fin de la jornada, conservarse durante al menos cuatro años y estar disponible para los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) cuando lo soliciten.
No existe ningún umbral de plantilla que exima a una empresa de esta obligación. Afecta tanto a una gestoría de cinco personas como a un grupo industrial de quinientos empleados.
¿Cuánto es la multa por no llevar registro horario?
El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas actuales oscilan entre:
- Grado mínimo: de 751 € a 1.500 €
- Grado medio: de 1.501 € a 3.750 €
- Grado máximo: de 3.751 € a 7.500 €
Estos importes se aplican por centro de trabajo. Una empresa con tres delegaciones que no lleva registro horario en ninguna de ellas puede acumular hasta 22.500 € en sanciones en una sola actuación inspectora.
¿Qué cambia con la reforma del registro horario de 2026?
El borrador del nuevo Real Decreto de registro horario digital —cuya tramitación urgente aprobó el Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025— propone un régimen sancionador significativamente más duro. Las principales novedades son:
Sanciones por trabajador afectado, no por centro. El texto propone multas de hasta 10.000 € por cada empleado cuyo registro no esté correctamente mantenido. Para una empresa de 20 trabajadores, el riesgo teórico asciende a 200.000 €.
Obligación del formato digital. El nuevo decreto prohíbe expresamente los registros en papel y las hojas de cálculo manuales. Solo se admitirán sistemas homologados con registros inmutables e interoperables con la ITSS.
Es importante aclarar que, a fecha de abril de 2026, el decreto aún no ha sido publicado en el BOE. El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al texto por deficiencias en la evaluación del impacto económico sobre las PYMEs. La normativa vigente sigue siendo el RDL 8/2019, que permite tanto el formato digital como el analógico. Aun así, adoptar ya una solución digital es la estrategia más inteligente: cuando el decreto entre en vigor, tu empresa estará en regla desde el primer día.
¿Cuántas inspecciones realiza la ITSS?
En 2025, la Inspección de Trabajo llevó a cabo 37.386 actuaciones inspectoras en materia de tiempo de trabajo y horas extraordinarias, detectando 14.728 infracciones que generaron propuestas de sanción por un importe cercano a los 15,7 millones de euros.
Para 2026, el Plan Integrado de Actuación de la ITSS tiene previstas 14.425 actuaciones en esta área, una cifra inferior a la de 2025 pero que sigue siendo muy relevante. Además, cualquier trabajador o representante sindical puede presentar una denuncia ante la Inspección en cualquier momento, sin que exista planificación previa.
¿Qué comprueba la Inspección de Trabajo en una visita?
Cuando un inspector visita tu empresa por un asunto de registro horario, habitualmente verifica los siguientes puntos:
Existencia del registro. Que haya un sistema operativo para todos los trabajadores, incluidos los que están de baja, en vacaciones o en teletrabajo en ese momento.
Contenido mínimo. Que cada jornada registre hora de inicio, hora de fin y, en su caso, las interrupciones computables (pausas retribuidas).
Conservación. Que los registros de los últimos cuatro años estén disponibles y no hayan sido alterados retroactivamente.
Acceso de los representantes. Que el comité de empresa o los delegados de personal hayan tenido acceso a los registros conforme a lo que establece el convenio colectivo aplicable.
Coherencia con las nóminas. Que las horas registradas sean coherentes con los salarios abonados, especialmente en lo relativo a horas extraordinarias.
¿Quién puede denunciar a mi empresa?
Cualquier trabajador puede presentar una denuncia ante la ITSS si considera que no se lleva el registro horario correctamente. También pueden hacerlo los sindicatos y los delegados de personal, y la denuncia puede ser anónima.
El inspector queda obligado a actuar cuando recibe una denuncia, aunque la empresa no haya sido seleccionada en el plan anual de inspecciones. Esto significa que el riesgo no depende solo de la probabilidad de ser inspeccionado, sino también del clima laboral interno.
¿Cómo evitar las sanciones con un sistema de registro horario digital?
La manera más eficaz de eliminar el riesgo sancionador es implantar un sistema de fichaje digital que cumpla con todos los requisitos legales desde el primer momento:
Registro automático e inalterable de las entradas y salidas, con marca de tiempo fiable. Acceso en tiempo real para el trabajador, los representantes legales y la ITSS. Almacenamiento seguro durante al menos cuatro años, con exportación de informes en cualquier momento. Cobertura de todos los escenarios: presencial, teletrabajo, trabajo en movilidad y fichaje por WhatsApp.
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